Déclaration sur la protection de la confidentialité

Bobst Group SA et toutes ses entités légales [ci-après : Bobst Group ] prend au sérieux la protection des données. Bobst Group s’engage à gérer et protéger les informations personnelles de façon responsable.

Bobst Group a mis en place un système mondial de gestion des données et vise à être pleinement conforme à toutes les lois de protection des données comme la loi sur la protection des données suisse, l’UE–RGPD et les différentes lois américaines sur la protection de la sphère privée.

Bobst Group aimerait être transparent sur son traitement des données personnelles. Si vous avez une question ou un souci au sujet de la gestion de vos informations personnelles par Bobst Group, veuillez lire cette déclaration attentivement. Les questions sans réponses peuvent être adressées à :

BOBST GROUP 
Data Protection Officer
PO Box
1001 Lausanne (Switzerland)
privacy(at)bobst.com

Bobst Group ne collecte, utilise et conserve les données personnelles que si cela est nécessaire, en particulier pour:

• gérer le cycle de vie des employés (du recrutement jusqu’à leur retraite) ;
• maintenir les données à jour ;
• protéger les sites et les infrastructures de l'entreprise (contrôle des accès, surveillance vidéo et informatique) et pour d'autres raisons de sécurité ;
• optimiser les processus internes et se conformer aux obligations contractuelles ou légales ;

Les données personnelles des employés ne sont accessibles que par un nombre restreint de personnes, spécialement formées à cet effet sur la base du besoin avéré et uniquement pour les cas suivants :

• Création et administration courante du compte de l’employé : nous utilisons vos nom, adresse de courriel, adresse privée, numéro de téléphone, photo du visage, ainsi que des informations se rapportant à votre appareil afin de gérer votre compte chez BOBST, vous fournir de l’assistance technique ainsi que des formations, vérifier votre identité et vous envoyer des informations importantes. Dans certains cas nous vous laissons gérer une partie voire la totalité de vos informations personnelles en lien avec BOBST.
• L’administration des employés ainsi que l’adéquation avec nos processus : cela comprend toutes les activités liées à la gestion l’ensemble du cycle de vie des employés, y compris l'utilisation de photo du visage pour des raisons de sécurité ou de communication interne.
• Le processus de gestion des salaires incluant les paiements récurrents (salaires mensuels), le processus de revue annuelle de votre salaire et les processus hors cycle.
• La gestion du temps de travail incluant les aspects légaux des Ressources Humaines, des fonctions spécifiques ou des projets nécessitant ces informations.
• Le développement de votre plan de carrière incluant les discussions, les plannings de formation ainsi que le développement de vos activités.
• La gestion des performances, y compris la définition des objectifs individuels et ceux du Groupe ainsi que vos résultats et la revue annuelle de performances.
• Les groupes de discussion, la messagerie ainsi que la communauté ou des forums : certains processus internes permettent d’avoir accès  à des groupes de discussion, de la messagerie, à la communauté ou des forums, des discussions directes, des formations ainsi que des échanges d’informations. En fonction du mode de communication, les informations que vous choisissez de publier, partager charger ou que vous divulguez sont rendues accessibles aux autres utilisateurs du service en question. Ces services sont susceptibles d’avoir leurs propres règles de fonctionnement et selon les cas leurs propres règles en matière de protection des données. Nous observons ces services afin de rester en conformité avec nos conditions d’utilisation.
• Obligations légales : nous pouvons être amenés à utiliser et conserver vos informations personnelles pour des raisons légales et de conformité, tels que l’administration fiscale, le service de l’emploi (ou Pôle Emploi), la sécurité sociale ou les lois sur la protection sociale, la prévention, la détection ou l’investigation criminelle, la perte ou la prévention de la fraude. Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles dans le cadre d’audits internes ou externes à des fins de sécurité et d’information ainsi que dans les cas suivants que nous jugeons nécessaires et appropriés : a) en vertu d’une loi applicable, qui peut inclure des lois en dehors de votre pays de résidence ; b) pour répondre aux demandes des tribunaux, cabinets juridiques, organismes de réglementation et autres autorités publiques ou gouvernementales qui peuvent également provenir de pays hors de votre lieu de résidence ; c) pour préserver la bonne application de nos termes et conditions ; d) pour protéger nos droits, notre confidentialité, notre sécurité ou nos biens, ou ceux d’autres personnes.

Bobst Group ne collecte, utilise et conserve les données personnelles que si cela est nécessaire, en particulier pour:

• maintenir exacts les fichiers du personnel, des clients, des fournisseurs, des actionnaires et des investisseurs ainsi que pour améliorer les relations avec ces groupes ;
• optimiser les processus internes et la livraison des biens et services ;
• protéger les sites et les infrastructures de l'entreprise (contrôle des accès, surveillance vidéo et informatique) et pour d'autres raisons de sécurité ;
• exécuter des obligations contractuelles ou légales, ou ouvrir des actions en relation avec ces groupes ;
• répondre à une demande d’un tribunal.

Vos données personnelles peuvent être utilisées dans un ou plusieurs des cas suivants :

• Ouverture et gestion d’un compte: nous utilisons l’information personnelle comme le nom, email, adresse, numéro de téléphone et information sur votre appareil pour ouvrir et gérer votre compte chez nous, fournir du support technique et clientèle, formation, vérifier votre identité et envoyer des informations importantes relatives à votre compte, votre abonnement,  la technique ainsi que sur les services.
• Personnalisation : nous utilisons l’information personnelle pour fournir et proposer des solutions sur mesure comme des nouveautés, recherches, rapports, informations sur l’emploi ou les affaires et pour personnaliser votre expérience avec nos services. Quelques services font appel à votre géolocalisation pour améliorer la précision de nos prestations. Si vous acceptez la géolocalisation, vous restez libre de l’arrêter à tout moment en allant dans les paramètres de confidentialité de votre mobile ou en ligne.
• Evaluation des performances: nous utilisons les informations personnelles afin de déterminer si les objectifs définis dans notre contrat sont atteints.
• Marketing et événementiel: nous utilisons les informations personnelles pour fournir des communications de marketing et événementielles par le biais de plusieurs plateformes comme l’email, le téléphone, les messages, le courrier direct et en ligne. Si nous vous envoyons un email publicitaire, vous y trouverez  des instructions pour vous désabonner de ce service. Nous fournissons aussi une section pour gérer vos informations ainsi que vos préférences marketing. N’oubliez pas que même si vous exercez votre droit à ne plus recevoir  des emails publicitaires, nous nous réservons la liberté de continuer à vous envoyer des informations importantes de services liées à vos contrats, comptes et enregistrements.
• Questionnaires et sondages: si vous choisissez de répondre à un questionnaire ou sondage, les informations personnelles que vous fournissez peuvent être utilisées dans un but de marketing et d’études de marché.
• Recherche et développement: nous utilisons les informations personnelles pour la recherche interne, le développement, pour améliorer et tester les caractéristiques et fonctions de nos produits et services.
• Forums de discussions, messageries, communautés et forums: Plusieurs de nos services offrent des fonctions de forums de discussions, messageries, communautés collaboratives, connexions directes, formations, jeux et dans un but d’échanges d’informations. Selon le service, l’information personnelle postée, partagée, téléchargée, ou divulguée devient publique et visible aux autres utilisateurs du service concerné. Ne postez et ne partagez jamais une information confidentielle ou une information sur un tiers sans son autorisation écrite. Nous pouvons utiliser l’information que vous fournissez dans les communautés, des événements et des forums pour personnaliser votre expérience et pour vous faire directement des propositions personnalisées. Ces services peuvent être régis par leurs propres conditions d’utilisation et si besoin leurs propres déclarations de la protection de la sphère privée (Privacy Protection Statements). Nous nous assurons que ces services seront conformes à nos propres conditions d’utilisation.
• Services hébergés: quelques services proposent du stockage de données et documents comme partie intégrante du produit ou de la solution. Si des documents ou données conservés chez nous contiennent de l’information personnelle, nous la protégerons comme toute donnée personnelle conservée chez Bobst Group. Elle ne sera accessible qu’à ceux qui en ont besoin pour des raisons contractuelles comme le support technique, ou nécessaire sur la base d’une obligation légale ou sur l’ordre d’un tribunal.
• Obligations légales: des raisons légales ou de conformité peuvent nous imposer d’utiliser et conserver de l’information personnelle comme le droit fiscal, le droit du travail, la sécurité sociale et la protection sociale, la prévention, détection ou investigation d’un crime ainsi que la prévention des pertes et fraudes. Nous pouvons également utiliser des informations personnelles pour respecter les exigences d’audit interne et externe, celles de la sécurité IT et dans des cas que nous considérons nécessaires et adéquats : (a) selon la loi applicable incluant des lois hors du pays de résidence ; (b) pour répondre à une demande d’un tribunal, le respect de la loi, des organismes, des agences de réglementations et toute autre autorité publique ou gouvernementale incluant des autorités hors du pays de résidence ; (c) pour appliquer nos conditions ; (d) pour protéger nos droits, sphère privée, sécurité, propriété ou ceux de tiers.

Bobst Group applique toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées à la protection et à l’exactitude des données personnelles conservées. Notre politique de protection des données est étroitement axée sur des standards internationaux reconnus et est régulièrement revue et modifiée si nécessaire pour respecter les besoins commerciaux, les modifications de technologies et les exigences légales. Vous trouverez ci-dessous les mesures de protection des données supplémentaires en place chez Bobst Group :

• Mesures de protection contre la perte accidentelle, l’accès non-autorisé, l’usage non-autorisé, la destruction ou la divulgation des données ;
• Stratégies de continuité des opérations commerciales et de remise en service après incident (disaster recovery) pour assurer la continuité de nos services aux clients et protéger nos employés;
• Restrictions d’accès appropriées à l’information personnelle;
• Mesures de contrôle d’accès appropriées incluant la surveillance et mesures physiques pour conserver et transférer des données de manière sûre;
• Analyses d’impact relatives à la protection des données conformément aux exigences légales et aux politiques commerciales;
• Formation des employés et consultants périodiques sur la protection des données et la classification des informations;
• Mesures pour s’assurer que les employés et consultants agissent bien conformément aux formations reçues;
• Exigences auprès de nos fournisseurs afin de protéger les données personnelles transmises selon notre propre politique de protection des données et procédures applicables;

Bobst Group offre à chaque personne qui a des données personnelles conservées chez Bobst Group, le droit de demander l’accès à ses données, le droit de correction, le droit d’exactitude, le droit à l’effacement et au transfert de ses données personnelles. La personne concernée a droit à la limitation ou à l’opposition du traitement. Les demandes doivent être adressées au DPO de Bobst Group à l’adresse indiquée ci-dessus. Prenez note que les demandes restent soumises aux exigences et exceptions légales incluant la procédure de vérification de l’identité. Avant de répondre à votre demande, nous vérifierons la preuve de votre identité. Vous avez droit à une demande de consultation de vos données par année civile. Dans le cas de demandes supplémentaires, nous nous réservons le droit de facturer des émoluments administratifs. Dans la mesure où nous vous offrons des outils pour gérer vos données personnelles et refuser certaines utilisations de vos données personnelles, nous vous laissons le soin de procéder par vous-même.

Bobst Group ne transfère les données personnelles à des tiers qu’avec l’accord de la personne concernée pour autant que le tiers soit fiable et garantisse un niveau de protection des données comparable à celui de Bobst Group . Si le transfert est basé sur une obligation légale ou une requête du tribunal, Bobst Group peut faire le transfert sans informer ni demander l’accord de la personne concernée. Ci-dessous vous trouverez un aperçu des tiers avec qui Bobst Group pourrait partager les données :

• Autres entités légales BOBST dans un cadre de centralisation des relations clients et une centralisation du système de gestion du personnel ;
• Sous-traitants tiers de services dans le cadre de la fourniture d’un logiciel en tant que service (SaaS) supportant les clients, fournisseurs et employés ;
• Autorités gouvernementales comme l’office du travail, l’office des taxes et des douanes.

Bobst Group est une compagnie internationale et vos informations personnelles peuvent être conservées hors de votre pays. Nous nous assurons que l’information collectée sera traitée selon la déclaration de la protection de la sphère privée (Privacy Protection Statement) et les exigences des lois applicables où que se trouvent vos données. Bobst Group a des réseaux, bases de données, serveurs, systèmes, supports, centres d’assistance dans tous les bureaux au niveau mondial (cliquer ici pour avoir la liste de tous nos bureaux https://www.bobst.com/companies. Nous collaborons avec des tiers comme pour les services d’hébergement cloud, fournisseurs, soutien technologique au niveau mondial pour servir les besoins de nos clients, fournisseurs, actionnaires, investisseurs et employés. Les transferts transnationaux de données se font conformément aux exigences des lois applicables.

Si Bobst Group transfère des informations personnelles depuis l’Europe vers un pays ne garantissant pas un niveau de protection comparable, nous prenons toutes les mesures pour assurer un niveau de protection adéquat de protection des données. En d’autres termes vos droits et protections restent avec vos données. A titre d’exemple, nous utilisons des clauses types de protection de données approuvées, des contrats de transferts multipartites, des contrats intra-groupe et d’autres mesures pour assurer que le destinataire des informations personnelles les protège. Pour toutes questions sur les pratiques de transferts de données, veuillez contacter notre DPO à privacy(at)bobst.com ou l’adresse postale ci-dessus.
 

Bobst Group garde vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire au vu des engagements contractuels, la durée de conservation légale et les lois nationales. Toute donnée personnelle qui n’est plus nécessaire sera effacée et détruite de façon sécurisée.

Contacter SVP privacy(at)bobst.com si vous souhaitez qu'une image de votre visage soit retirée d'un site web de BOBST.

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont Bobst Group gère vos données personnelles ou répond à vos demandes, SVP faites le nous savoir en écrivant à notre DPO (information de contact ci-dessus au point 2.).

Nous traiterons votre demande avec sérieux et dans les limites du possible et du raisonnable.

Si la gestion des données personnelles mise en oeuvre par BOBST ne vous satisfait pas, vous avez le droit de porter plainte auprès des autorités chargées de la protection des données. La liste des autorités de protection des données figure sur: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fr